Zapier: Qué Es y Por Qué Es una Herramienta Clave Para Automatizar tus Procesos de Trabajo

Zapier es una herramienta web que hizo su aparición en 2012, y su popularidad crece año a año. ¿Por qué? Imaginá que tuvieras el poder de delegar las tareas repetitivas de tu negocio en manos de alguien que las ejecutara sin cometer ningún error y de manera instantánea. Tenemos una excelente noticia para darte: eso no es una fantasía, sino una posibilidad que está a tu alcance gracias a Zapier, una de las herramientas no code líderes en el mundo.

Y tenemos otra buena noticia para darte: Conecta361 es la primera agencia de Latinoamérica en recibir la certificación de Expertos Zapier. Por eso, sabemos cómo asesorarte para que aproveches al máximo el potencial de esta herramienta. Seguí leyendo y vas a enterarte de todo lo que necesitás saber acerca de Zapier: qué es, de qué manera puede ayudarte y por qué te va a hacer ahorrar muchísimo tiempo y dinero.

¿Qué es Zapier?

Zapier es, como podrás imaginar o quizás hayas escuchado antes, una herramienta de automatización de procesos, que permite conectar entre sí aplicaciones de terceros. Veamos algunos casos prácticos de lo que es posible hacer gracias a ella sin que sea necesario que muevas un solo dedo:

• Si tenés un blog alojado en WordPress, podés crear una secuencia de acciones (o zap, como veremos más adelante) para que, cada vez que publiques una nueva entrada, sea compartida de manera automática en Facebook, X (Twitter), Instagram, LinkedIn u otras redes sociales conectadas a Zapier. Y, además, que una notificación sea enviada a los suscriptores de una lista de email marketing existente en Mailchimp.
• Si usás los Facebook Lead Ads, cada vez que alguien te deje sus datos, podrás exportarlos a Google Sheets y/o a la plataforma de gestión de clientes que utilices —como Zoho CRM— y crear una tarjeta en un tablero específico de Trello.

• Si tenés los cumpleaños de tus clientes y compañeros de equipo registrados en Google Calendar, podés enviarles un correo electrónico automático en esa fecha a través de Gmail. ¡Ya no te vas a olvidar de saludar a nadie en un día especial!
• Si impartís un curso que dictás a través de Zoom, podés registrar a los alumnos en cuanto realicen el pago de la inscripción en la plataforma que utilices para eso, por ejemplo PayPal.
• Cada vez que se cargue un video en un servicio de almacenamiento como Google Drive o Dropbox, podrás subirlo a un canal de YouTube en el acto.
• En caso de que alguien realice un pedido en tu tienda ecommerce, podés configurar una respuesta automática de WhatsApp.

 

 

 

 

 

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Estas son solo algunas de las virtualmente infinitas posibilidades de automatización entre aplicaciones web que hace posible Zapier. El hecho de disponer de tantas opciones puede resultar un poco abrumador, pero Conecta361 puede ayudarte en esa área. ¿Cómo? Somos expertos en ecommerce, redes sociales y todo lo relativo al marketing digital. Por eso, tenemos el conocimiento necesario para detectar qué secuencias o zaps son los ideales para tu negocio. Y, además, te damos todo el soporte que necesites para implementarlos o realizar ajustes en ellos.

Cómo Funciona Zapier

Para comprender mejor la manera como funciona Zapier y el gran potencial que encierra esta herramienta, vamos a pensar en la actividad diaria de un negocio, sea cual sea su rubro de actividad. En ese quehacer cotidiano, existen diversos flujos de trabajo que agrupan una serie de pasos que se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo determinado.

Esa cantidad de flujos de trabajo —y el número de acciones que componen esos “circuitos de procedimientos”— puede ser mayor o menor dependiendo de las características específicas del negocio que los implemente.

Pero, en todos los casos, esas cadenas de procesos tienen algo en común: que, hoy en día, la mayoría de los pasos que las conforman involucran el uso de diferentes herramientas digitales. Dado que muchas de esas herramientas no están conectadas entre sí, es necesaria la intervención humana para que se generen las conexiones que permiten que un flujo de trabajo avance. Y esa tarea operativa, además de insumir tiempo, está expuesta a las fallas derivadas del error humano.

Para evitar perder ese tiempo, y eliminar de raíz la posibilidad de que ocurran errores, la solución es contar con un “puente” que una a las plataformas y aplicaciones intervinientes en el flujo de trabajo, y que se active de manera automática en función de criterios predeterminados. Zapier es, nada más y nada menos, la solución que nos permite construir —en muy pocos pasos— esos puentes entre herramientas digitales.

Cuáles Son los Conceptos Clave de Zapier

Tal como expresa el sitio oficial de Zapier, es imposible agregarle más horas al día. Pero lo que sí podemos hacer es optimizar el uso de ese tiempo, y —como vimos— el funcionamiento de esta solución apunta a ello, ya que permite automatizar tareas repetitivas. Para alcanzar ese objetivo, es necesario tener claros cuatro conceptos básicos, que te presentamos a continuación:

Zap: un zap es, en síntesis, cualquier flujo de trabajo que crees dentro de Zapier. Ese workflow puede estar compuesto por tantos pasos como desees, y podés personalizarlo a tu gusto.

En otras palabras, un zap representa la puesta en marcha de un diagrama de flujo, donde el resultado de un evento define cuál será el siguiente paso dentro del esquema, hasta que se cumple la acción que da cierre a una determinada ruta de eventos.

Trigger: el disparador o trigger es el evento que va a desencadenar un zap. Puede estar relacionado tanto con una acción como con un horario; es decir, podés establecer que una acción se realice con una frecuencia diaria a una hora precisa, sin necesidad de que haya otro hecho puntual que actúe como factor desencadenante.

Acción: se le da ese nombre a cada procedimiento a realizar dentro de un zap, a partir de que ocurre el evento que actúa como trigger.

Tarea: cada vez que Zapier culmina una acción dentro de un zap, se entiende que realizó una tarea. En su plan gratuito, por ejemplo, la herramienta ofrece la posibilidad de realizar 100 tareas por mes.

Cuáles son las Ventajas de Utilizar Zapier

Zapier es una herramienta poderosa, y —cuando enumeremos las ventajas que ofrece— te va a quedar claro el por qué. No obstante, sus beneficios potenciales son tan numerosos que es difícil abarcarlos en una lista, por lo que vamos a mencionar solo algunos de los principales:

• Te ayuda a cultivar y nutrir la relación con prospectos y clientes a lo largo de todo (absolutamente todo) el embudo de ventas.
• Permite agilizar la comunicación entre equipos de trabajo, al brindar la opción de compartir en forma automática e instantánea información relevante desde la aplicación donde se origina hacia plataformas como Slack o Notion.
• Se trata de una solución que cumple con los más altos estándares de seguridad en el manejo de datos y en su “transporte” entre aplicaciones.
• Los zaps pueden ser tan genéricos o específicos como lo desees, según cuáles sean tus necesidades. Zapier es una solución que se adapta a todos los niveles de automatización que requiera un usuario, desde los más simples hasta los más complejos.
• No es necesario que tengas conocimientos de lenguajes de programación, ya que Zapier forma parte de lo que en el mundo tecnológico se conoce como herramientas no code (sin código).
• Cada disparador o trigger puede ser usado para dar inicio a más de una acción a la vez.
• Del mismo modo en que ocurre en las reglas que pueden establecerse en los servicios de correo electrónico, podés definir en qué casos se aplicará una regla y en cuáles no. Por ejemplo, si una acción dentro de un zap está sujeta a que un cliente realice un pago, en caso de que esa operación no sea exitosa, podés interrumpir el flujo de tareas. O, en lugar de eso, definir un curso de acción diferente al que corresponde a un pago correctamente recibido.
• Dentro de lo que hace Zapier, te da la posibilidad de combinar entre sí más de 7000 aplicaciones; por ejemplo Gmail, Google Ads, Facebook, X (Twitter), WordPress, MailChimp o Zoho, entre muchas otras que probablemente utilizás a diario. Sabemos que varias aplicaciones proporcionan a sus usuarios la opción de una integración nativa con otras, pero, al fin y al cabo, integrar la automatización de tareas en una misma herramienta también es una forma de optimizar el uso de tu tiempo.

En nuestro sitio web ya te presentamos cifras impactantes acerca de Zapier. Pero, solo para recordarte algunas, sus usuarios ahorran una media de 10 horas a la semana, y el 93% afirma que esta solución los hace ser más productivos en su trabajo. ¿Hay algo que pueda ser mejor que eso? Sí: que, para que puedas ahorrar aún más tiempo, cuentes con un equipo que te acompañe para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta. Y, como ya te contamos, Conecta361 es la primera agencia latinoamericana certificada como Expertos Zapier; por lo tanto, podemos ser tus aliados para alcanzar esa meta.

¿Por Qué Implementar Zapier en tu Negocio?

En Conecta361, creemos que las personas son el alma de todo emprendimiento profesional, y que existen muchas tareas clave en las que son imprescindibles. Justamente por eso consideramos que la automatización en el marketing es tan necesaria: porque les permite a las personas desplegar su talento en las áreas que hacen crecer a una empresa y delegar en la tecnología las tareas repetitivas, que no requieren de su creatividad.

Contar con una excelente solución de automatización como Zapier es un gran paso para aumentar la productividad y el crecimiento de un negocio, pero no es el único. Podemos tener la mejor herramienta del mundo en nuestras manos, pero si no la sabemos usar, o solo tenemos un conocimiento muy básico sobre ella, estaremos desaprovechando su potencial. Por otra parte, aunque sepamos cómo utilizarla, si no tenemos un plan de acción diseñado al detalle, la ganancia que obtendremos a partir de su uso será mucho menor a la que —con un enfoque estratégico— podríamos obtener.

En consecuencia, es fundamental que tengas siempre presentes tus objetivos de marketing. Como expertos certificados Zapier, sabemos muy bien que, cuanto más sólida sea tu estrategia de marketing digital, el ahorro de tiempo y dinero puede alcanzar niveles que, seguro, ni siquiera te imaginás en este momento.

Para eso, es necesario que tengas conciencia de (y sepas cómo implementar) todas y cada una de las automatizaciones que pueden darle un impulso extraordinario a tu negocio. A veces, lo que determina lo diferencia entre lo bueno y lo óptimo en los resultados comerciales de una empresa no es el hecho de contar con más recursos, sino el de saber utilizar con inteligencia aquellos de los que ya dispone.

Tenemos la certeza de que, cuando empieces a usar Zapier, vas a desear haber comenzado a utilizar esa herramienta mucho antes. No lo dudes y dale una oportunidad: te garantizamos que no te vas a arrepentir. ¿Querés saber más acerca de ella? Aquí estamos para responder cualquier pregunta que puedas tener. ¡Vamos a estar encantados de acompañarte a incrementar tu productividad y hacer crecer tu negocio!

Preguntas Frecuentes sobre Zapier